Informativa impianto di videosorveglianza (art. 13 del GDPR)

Montale, 30 gennaio 2020

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento n. 679/2016, in materia di protezione dei dati personali (di seguito “GDPR”) CO.G.I.S. Società Cooperativa Sportiva Dilettantistica a r.l. (nel seguito anche solo “CO.G.I.S.”), in qualità di “Titolare” del trattamento, la informa sull’uso dei suoi dati personali e sui suoi diritti.

Introduzione

La raccolta, la registrazione, la conservazione e, in generale, l’utilizzo di immagini configura un trattamento di dati; è considerato dato personale qualunque informazione relativa a persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, CO.G.I.S., in qualità di titolare del trattamento ed in osservanza di quanto previsto ai sensi della normativa nazionale ed europea applicabile in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al GDPR – Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito la “Normativa Privacy”), è tenuta ad informare i soggetti ripresi dalle videocamere poste in azienda  e comunque nei luoghi da questa gestiti in merito alle finalità di tali acquisizioni di immagini, le modalità di trattamento dei dati che scaturiscono da tali filmati, l’ambito di comunicazione a terzi, la natura del consenso da parte dei soggetti interessati ed i loro diritti.

I suoi dati personali trattati dalla nostra azienda attraverso l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza sono costituiti dalle immagini che eventualmente possono raffigurarla laddove Lei entri nel raggio d’azione delle telecamere.

CO.G.I.S. ha installato, nel rispetto di quanto disposto dall’art. 13 del GDPR e dalle linee guida 3/2019 del Comitato per la protezione dei dati personali, un impianto di videosorveglianza, provvedendo a fornire un’informativa sintetica, realizzata mediante l’installazione di un’adeguata segnaletica permanente (cartelli), posizionata nelle aree antistanti la zona coperta dal raggio d’azione delle telecamere.

L’impianto di videosorveglianza è composto da numero 14 telecamere installate in varie parti del perimetro esterno dell’edificio ed all’interno dello stesso.

La raccolta e l’uso delle immagini è realizzata nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale e tenendo conto che l’art. 4, comma 1, della L. 300/1970, così come modificato dall’art. 23 del D. Lgs 14 settembre 2015 n. 151.

Finalità del trattamento

CO.G.I.S., quale titolare del trattamento, tratta direttamente i dati raccolti dai propri sistemi di videosorveglianza (quale forma di difesa passiva, controllo e deterrenza di fenomeni criminosi e vandalici) per finalità di sicurezza e di tutela del patrimonio aziendale.

Il trattamento dei dati raccolti avviene nel rispetto del c.d. principio di proporzionalità nella scelta delle modalità di ripresa e dislocazione, nonché nelle varie fasi del trattamento; in ogni caso detta attività comporta un trattamento di dati pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite.

I dati sono trattati con modalità volte a salvaguardare l’anonimato, le telecamere installate, il sistema informativo ed il relativo programma informatico sono conformati e configurati in modo tale da cogliere un’immagine panoramica delle persone e dei luoghi, evitando, quando non indispensabili, riprese inutilmente particolareggiate e dettagli non rilevanti che potrebbero risultare intrusivi ed eccessivi rispetto al fondamentale diritto alla riservatezza degli individui.

Base giuridica

La base giuridica del trattamento connesso alle immagini è costituita ai sensi dell’art. 6 del GDPR da interesse legittimo (art.6. comma 1, lett. f). Secondo quanto previsto dalla Normativa Privacy, si configura la non obbligatorietà preventiva del consenso in quanto il processo di videosorveglianza viene messo in atto con finalità di salvaguardia del patrimonio aziendale come sopra precisato.

Responsabili ed incaricati per la videosorveglianza

In ottemperanza alle prescrizioni dell’Autorità Garante, CO.G.I.S. ha provveduto a designare in forma scritta:

  • le persone fisiche incaricate del trattamento, autorizzate sia ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le immagini. Per detti soggetti sono stati altresì individuati diversi livelli di accesso in corrispondenza delle specifiche mansioni attribuite, distinguendo coloro che sono unicamente abilitati a visionare le immagini dai soggetti che possono effettuare, a determinate condizioni, ulteriori operazioni (es. registrare, copiare, cancellare, spostare l’angolo visuale, modificare lo zoom, etc.);
  • il responsabile, che custodisce le chiavi per l’accesso e l’utilizzo dei sistemi per la gestione del sistema di videosorveglianza, vigila sull’utilizzo dei sistemi e sul trattamento delle immagini e dei dati in conformità agli scopi perseguiti dall’azienda ed alle altre disposizioni normative che disciplinano la materia ed in particolare alle disposizioni impartite dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

 

L’elenco di detti soggetti è disponibile presso la sede legale della società.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati viene effettuato tramite registrazione/rilevazione delle immagini.

I dati raccolti sono protetti con idonee e preventive misure di sicurezza, per ridurre al minimo i rischi di distruzione, di perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, anche in relazione alla trasmissione delle immagini.

Possono utilizzare gli impianti e a visionare le registrazioni, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, esclusivamente soggetti autorizzati, formati in materia di GDPR vincolati da accordi di riservatezza.

Sono adottate specifiche misure tecniche ed organizzative ed in particolare: la predisposizione di una procedura di cancellazione in forma automatica delle registrazioni allo scadere del termine di conservazione; protezione contro i rischi informatici.

Comunicazione e/o diffusione

Le immagini potranno essere comunicate a soggetti che, qualora sia strettamente stabilito dalla legge, potranno accedere ai dati in forza di disposizioni di legge, nei limiti previsti dalle norme stesse (es. Forze di Polizia e Autorità competenti in caso di commissione di reati).

In ogni caso le immagini non saranno oggetto di diffusione né, salvo quanto sopra indicato, di comunicazione a soggetti terzi.

Eventuali accessi di persone diverse da quelli innanzi indicate (quali personale addetto alla manutenzione degli impianti), devono essere autorizzati, per iscritto, dal Responsabile della videosorveglianza e, in sua assenza, da chi lo sostituisce.

Le immagini saranno trattate presso la sede di CO.G.I.S. e non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione europea.

Conservazione delle immagini

Le immagini sono conservate per un massimo di 48 ore successive alla registrazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura degli uffici per il quale il limite viene esteso ad un massimo di 72 ore, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria come consentito dall’Autorità Garante.

Il processo di conservazione delle immagini è messo in atto da procedure informatiche che prevedono la loro automatica cancellazione non oltre il termine massimo sopra indicato. La cancellazione delle immagini dai supporti avviene mediante sovra registrazione, ma può avvenire anche con altre modalità a cura degli incaricati. Qualora si manifesti un qualche reato, le sole immagini utili alla ricerca dei responsabili, saranno riversate su un nuovo supporto informatico al fine della loro conservazione in relazione agli illeciti o alle indagini delle autorità giudiziarie o di polizia. I supporti utilizzati per la memorizzazione delle immagini, al termine del loro periodo di utilizzo ai fini di cui al comma precedente, saranno distrutti previa cancellazione delle immagini registrate.

Diritti degli interessati

In ogni momento l’interessato potrà esercitare sui dati i suoi diritti (accesso, rettifica cancellazione, limitazione del trattamento, notifica in caso di notifica o cancellazione, portabilità, opposizione) previsti dagli art. 15-21 GDPR, per quanto applicabili al caso concreto.

La richiesta per l’esercizio dei diritti di cui sopra, deve essere presentata rivolgendosi direttamente al Titolare, utilizzando i contatti di seguito indicati.

L’Interessato ha diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (i cui recapiti sono rinvenibili sul sito www.garanteprivacy.it) in caso di illecito trattamento o di ritardo nella risposta del Titolare a una richiesta inerente nei Suoi diritti.

Titolare

Il Titolare del trattamento è CO.G.I.S. Società Cooperativa Sportiva Dilettantistica a r.l., con sede legale in Via Enrico Fermi n. 14, Pistoia, tel 0573 556790, e-mail info@cogispistoia.it ,  pec cogis@peccap.it

 

La presente informativa (è affissa nei locali) e potrà essere integrata con ulteriori indicazioni, anche in considerazione delle modifiche normative o dei provvedimenti della Commissione europea e del Garante Privacy.

 

Il Titolare del trattamento

CO.G.I.S. Società Cooperativa Sportiva Dilettantistica a r.l